Il futuro degli eventi aziendali è ibrido, e le aziende devono iniziare a considerare la possibilità di organizzare eventi che includano sia una componente fisica che digitale. Questa nuova modalità di evento, nota come evento ibrido o phygital, è nata come risposta alle restrizioni imposte dal distanziamento sociale e dalle misure di sicurezza sanitarie, e potrebbe rappresentare un punto di svolta per il settore degli eventi aziendali.
L’organizzazione di eventi ibridi può portare numerosi vantaggi, come la possibilità di ampliare la portata dell’evento raggiungendo un pubblico più ampio, composto da persone che per una serie di motivi non possono essere fisicamente presenti, ma che possono partecipare in remoto. Inoltre, organizzare un evento ibrido può anche essere più sostenibile da un punto di vista ambientale e sociale, poiché rende l’evento più inclusivo e riduce l’impatto ambientale legato ai viaggi e agli spostamenti.
Tuttavia, per ottenere il massimo successo dalla trasformazione di un evento in presenza in un evento ibrido, ci sono alcune strategie e formati che le aziende devono tenere in considerazione. Qui di seguito sono elencati tre consigli che possono aiutare le aziende a organizzare eventi ibridi di successo.
- Adattare strategie e formati ai modelli ibrido e phygital
Quando si organizza un evento ibrido, è fondamentale adattare la strategia e i formati dell’evento in modo da soddisfare le aspettative di entrambi i pubblici, sia quelli presenti fisicamente che quelli che partecipano da remoto. Ciò significa che le aziende devono prevedere una pianificazione e una progettazione dell’evento diversa da quella di un evento tradizionale. Ad esempio, dovrebbero essere prese in considerazione le differenze nelle esigenze e nelle aspettative dei due pubblici, e il programma dell’evento dovrebbe essere strutturato in modo da permettere ai partecipanti di interagire sia in presenza che da remoto.
Un altro aspetto da considerare è la tecnologia necessaria per organizzare un evento ibrido, come l’hardware e il software per la trasmissione in diretta, la registrazione video e l’interazione online. Le aziende devono inoltre pensare a come gestire le comunicazioni tra i due pubblici, fornendo strumenti per la chat e il networking online.
- Fornire un’esperienza coinvolgente
Uno dei rischi principali degli eventi ibridi è che i partecipanti da remoto possano sentirsi esclusi rispetto a quelli presenti fisicamente. Le aziende devono pertanto fornire un’esperienza coinvolgente e interattiva per entrambi i pubblici, creando momenti di interazione tra i partecipanti online e quelli in presenza. Ad esempio, è possibile utilizzare le funzionalità di chat o le sessioni di domande e risposte per coinvolgere i partecipanti online e permettere loro di interagire con gli speaker o con gli altri partecipanti in presenza.